Seu evento foi contemplado no edital. E agora?

O resultado saiu e o evento está na lista. Antes de assumir novos compromissos, confira o valor solicitado, o apoio concedido e o dinheiro disponível na data de cada pagamento.

O PAEP da CAPES mostra por que essa conferência importa. Na edição 2026, a CAPES apoiou 820 eventos. Pelos cálculos da Galoá sobre o resultado final oficial, a mediana do valor concedido foi R$ 30 mil, e a mediana da proporção entre o concedido e o solicitado foi 30%. Só 8 das 820 propostas apoiadas receberam o valor pedido por inteiro.² Esses números descrevem uma edição de um programa: não preveem o apoio de 2027 nem valem para os editais das fundações estaduais. Os detalhes por porte estão em quanto o PAEP paga.

Este guia reúne as decisões após o resultado e os registros que a comissão precisa organizar desde o início da execução. Os exemplos de regras vêm do Edital CAPES nº 25/2026 (PAEP, edição 2027), indicados pelo número do item.¹ Para outro financiador, as perguntas são as mesmas; as respostas estão no seu edital e no seu termo de outorga.

Que resultado o seu evento recebeu?

Confira separadamente o resultado da avaliação, o valor concedido, a formalização e a disponibilidade do recurso. No PAEP, cada informação tem uma consequência para a execução:

1. Resultado da avaliação. No PAEP, a recomendação “não assegura automaticamente o recebimento de apoio financeiro” (item 11.3.1).
2. Valor concedido. O resultado final traz o valor concedido ao evento. É esse número que entra no orçamento, não o valor pedido.
3. Concessão formalizada. No PAEP, o apoio é formalizado pelo Termo de Outorga. A liberação depende da conclusão das assinaturas e dos demais procedimentos de formalização (itens 13.1 e 13.2). A vigência começa na data da assinatura do termo pelo Diretor de Programas e Bolsas no País (item 14.1).
4. Recurso disponível. No PAEP, o repasse é feito pelo Cartão Pesquisador, e o cronograma de liberação segue a disponibilidade orçamentária da CAPES, priorizando os eventos pela data de realização (item 13.3).

Se o evento aparece como deferido sem valor informado, confirme com o órgão o significado desse status e se ainda haverá definição financeira. Não estime um valor de apoio apenas com base nessa classificação.

Reúna em uma pasta, antes da primeira reunião: o resultado com o valor concedido, o termo de outorga (ou a minuta, se ainda não foi assinado), o plano de trabalho aprovado, a vigência e as normas que o termo cita. No PAEP, consulte o edital e suas alterações,³ as Portarias CAPES nº 217/2024 e nº 37/2026, com suas alterações, e as orientações vigentes de prestação de contas (itens 14.4 e 17.1).⁴

No PAEP, a aprovação e a publicação do resultado não autorizam despesas antes do início da vigência do AUXPE. Despesas anteriores ou posteriores à vigência não são elegíveis para esse auxílio (item 14.3). Se houver um sinal a pagar antes desse marco, a comissão precisa verificar outra fonte que permita a despesa, sem contar com seu posterior custeio pelo PAEP.

Separe fontes confirmadas, receitas estimadas e datas de entrada

Com o resultado em mãos, atualize o orçamento da proposta e compare as fontes de receita com os vencimentos das despesas.

Um exemplo fictício, sem relação com nenhum evento ou edital real:

Cenário ilustrativo	Valor
Custo inicialmente previsto	R$ 100 mil
Pedido ao edital	R$ 70 mil
Outras fontes confirmadas	R$ 30 mil
Apoio concedido	R$ 30 mil
Recursos confirmados após o resultado	R$ 60 mil
Diferença para o custo inicial	R$ 40 mil

Neste exemplo, o pedido recebeu R$ 40 mil a menos e o orçamento ficou com R$ 40 mil sem cobertura. Se a comissão reduzir os custos em R$ 20 mil, ainda precisará cobrir outros R$ 20 mil. Um patrocínio em negociação deve continuar separado das fontes confirmadas.

Em outro cenário, mantenha o custo inicial de R$ 100 mil, sem a redução de despesas. Se a comissão perder R$ 10 mil das outras fontes, os recursos confirmados cairão para R$ 50 mil e faltarão R$ 50 mil para cobrir o evento. A redução no pedido ao edital continuará sendo de R$ 40 mil.

Voltando ao cenário inicial, os R$ 60 mil confirmados precisam ser conferidos também pelas datas de disponibilidade. Separe, em colunas:

• Valor concedido, com a data prevista de liberação e as condições de uso;
• Outras fontes confirmadas, com a data de entrada de cada uma;
• Receitas estimadas, como inscrições e patrocínios em negociação, com hipóteses de valor e de data de entrada separadas das fontes confirmadas.

Compare as datas de entrada com os vencimentos de cada compromisso. Inscrições previstas e patrocínios em negociação não são dinheiro disponível. Se a receita chegar depois do sinal do local ou da compra das passagens, será preciso rever o pagamento ou identificar outra fonte disponível e compatível com a despesa.

Fomento a eventos O apoio veio menor que o pedido? Avalie se há outras fontes compatíveis com o seu evento e com os prazos de pagamento. O guia apresenta os apoios da CAPES, do CNPq e das fundações estaduais para ajudar nessa busca. Conhecer fontes de financiamento →

Decida o que preservar pela finalidade do evento

Antes de reduzir despesas, compare o efeito de cada mudança sobre a finalidade científica e as condições do apoio aprovado. Pergunte, para cada compromisso, o que ele entrega ao objetivo da edição e o que muda se ele sair.

Um exemplo de decisão com consequência: o plano previa um conferencista internacional para a sessão de abertura. A comissão estuda trocar por dois pesquisadores nacionais. A decisão muda o custo, mas também pode mudar a abrangência que fundamentou a aprovação. No PAEP, trocar palestrantes é possível se a mudança não alterar abrangência, porte, objeto ou as condições da aprovação; ela deve ser justificada na prestação de contas e, se puder afetar essas condições, depende de autorização prévia da CAPES (item 15.4).

O mesmo cuidado vale para mover dinheiro entre tipos de despesa. No PAEP, a transposição entre categorias é permitida desde que não desnature o objeto (item 15.5). Quando aplicáveis, alterações de até 20% do valor total do projeto entre grupos de natureza de despesa dispensam anuência prévia, mas precisam ser comunicadas e demonstradas na prestação de contas (item 15.5.1). Acima disso, só com anuência prévia e expressa (item 15.5.2). Outros financiadores têm regras próprias; confirme no seu termo antes de tratar qualquer remanejamento como certo.

Monte dois ou três cenários de escopo, cada um com o que preserva, o que perde e qual autorização exige. Comparar cenários inteiros deixa claro o que cada escolha custa ao evento.

Registre cada contratação antes de assinar

Para cada compromisso, uma linha com seis campos: a entrega esperada, a pessoa responsável, o prazo, a fonte que vai pagar, a condição para contratar e os documentos a conferir.

A coluna da fonte ajuda a identificar compromissos que não podem ser pagos com o auxílio. No PAEP, só podem ser custeadas despesas correntes diretamente relacionadas ao objeto, previstas no plano de trabalho aprovado e executadas durante a vigência. O pagamento de despesas relacionadas ao evento pode ocorrer depois de sua realização, desde que ainda dentro da vigência (item 14.2). A elegibilidade depende do edital, do plano e das normas aplicáveis, não do nome do serviço.

Inclua as obrigações de comunicação e registro, que também entram no planejamento. No PAEP, todo material produzido pelo evento apoiado leva a logomarca da CAPES e faz referência ao apoio recebido (item 14.8). Mudanças no cronograma ou na data do evento precisam preservar o objeto aprovado. Se permanecerem dentro da vigência, devem ser registradas e justificadas nos sistemas da CAPES, com autorização prévia quando a natureza da alteração exigir (item 15.1).

Organize as evidências desde o primeiro pagamento

A prestação de contas é montada durante a execução, não depois dela. Separe dois conjuntos de registros, cada um com uma pessoa responsável:

• Financeiro: contratos, notas fiscais, comprovantes de pagamento, comunicações de alteração e autorizações recebidas.
• Entregas científicas e operacionais: programação final, lista de participantes, trabalhos apresentados, anais, registro das sessões e resultado da pesquisa de avaliação.

No PAEP 2027, a pesquisa de avaliação com os participantes é obrigatória, com aspectos mínimos definidos no item 16.3, e seus resultados acompanham a prestação de contas no SIPREC (itens 16 e 17.1). A prestação final vai ao sistema em até 60 dias após o fim da vigência ou a conclusão do objeto, o que ocorrer primeiro (item 17.3). O guia da pesquisa de avaliação do evento detalha o que o formulário precisa cobrir.

Defina quem acompanha os prazos do termo. Se a nova data do evento ultrapassar a vigência do AUXPE, o outorgado deve solicitar a prorrogação pelo Linha Direta, com justificativa, até 30 dias corridos antes do término da vigência (item 15.2). A responsabilidade pelo uso do recurso e pela prestação de contas é do outorgado (item 13.5), mas a comissão inteira produz os documentos.

Os procedimentos detalhados de prestação de contas variam por financiador e estão no manual de cada órgão.

Registre o que a edição realizou

Feche a edição com os números que o relatório vai pedir e que a próxima comissão vai procurar: inscritos por região e país, trabalhos submetidos e aprovados, público presente, programação realizada e o resumo da pesquisa de avaliação. Junte as decisões de escopo tomadas no caminho e o motivo de cada uma.

Esse histórico documenta a experiência da organização e poupa a próxima comissão de reconstruí-lo. Ele não garante uma nova concessão, porque cada edital avalia a proposta que recebe. Para colocar as próximas etapas no calendário, o cronograma de planejamento do congresso organiza responsáveis e entregas por etapa.

Tabela de decisões depois do resultado

Copie a tabela para a planilha da comissão, substitua os papéis por nomes e acrescente uma data e uma situação para cada ação.

Ação	Responsável	Documento a consultar	Próximo marco
Confirmar o status do resultado e o valor concedido	Responsável pelo auxílio	Resultado oficial do edital	Antes da primeira reunião da comissão
Reunir termo, plano de trabalho aprovado, vigência e normas citadas	Responsável pelo auxílio	Termo de outorga e edital	Antes de qualquer contratação
Conferir a disponibilidade do recurso e as condições de uso	Responsável pelo auxílio	Informação de liberação, termo e saldo disponível	Antes de comprometer essa fonte com um pagamento
Atualizar o orçamento separando fontes confirmadas e receitas estimadas, com datas de entrada	Tesouraria ou comissão organizadora	Resultado, contratos e projeção de receitas	Antes de assumir novos compromissos
Comparar dois ou três cenários de escopo	Presidência e comissão científica	Plano de trabalho aprovado	Reunião de decisão de escopo
Verificar se a mudança escolhida exige autorização	Responsável pelo auxílio	Termo de outorga e edital (no PAEP, itens 15.1, 15.4 e 15.5)	Antes de executar a mudança
Registrar cada contratação com entrega, prazo, fonte e condição	Comissão organizadora	Plano de trabalho e normas do financiador	A cada nova contratação
Guardar comprovantes e registros das entregas	Uma pessoa para cada conjunto	Manual de prestação de contas do órgão	Semanalmente, até o encerramento
Aplicar a pesquisa de avaliação, quando exigida	Comissão organizadora	Edital (no PAEP, item 16)	Ao final do evento
Registrar a data limite e enviar a prestação de contas	Responsável pelo auxílio; no PAEP, o outorgado	Termo, edital e manual; no PAEP, item 17.3	Anotar a data limite ao formalizar o auxílio e revisar se o encerramento mudar
Registrar os resultados da edição para a próxima comissão	Secretaria	Relatório final	Na passagem para a próxima gestão

Este conteúdo é informativo e não substitui o edital, o termo de outorga, suas alterações ou as orientações oficiais do financiador. As regras do PAEP citadas são as do Edital CAPES nº 25/2026 e suas alterações, conferidas em 21 de outubro de 2026. Antes de realizar despesas ou alterar o plano, consulte as regras vigentes e tire dúvidas com o órgão. A Galoá não garante elegibilidade de despesas nem aprovação da prestação de contas; essas decisões cabem ao financiador.