Posse da nova diretoria: os primeiros 100 dias

A chapa venceu, a assembleia aplaudiu e a posse aconteceu. Na primeira semana do mandato, a nova presidente descobre que a senha do e-mail institucional está no celular do tesoureiro anterior, que o banco ainda reconhece a assinatura de quem saiu e que a planilha de sócios tem três versões, cada uma com um total diferente. Ao mesmo tempo, a comissão do próximo congresso espera uma resposta sobre a sede.

Use este roteiro para dividir as tarefas da passagem entre presidência, secretaria e tesouraria. Os prazos de 14, 30, 60 e 100 dias são metas: ajuste-os ao calendário e às pendências da associação.

Quem faz o quê na passagem de gestão

O estatuto define os cargos e as atribuições de cada um, e ele vale mais do que qualquer modelo. Na maioria das associações científicas, a divisão da passagem fica parecida com esta:

Cargo	Responde pela passagem de
Presidência	Representação legal, ata de posse, termo de passagem, relação com a comissão do congresso e com parceiros institucionais
Secretaria	Base de sócios, atas, correspondência, acessos ao e-mail, ao site e às redes da associação
Tesouraria	Contas bancárias, procurações, anuidades, contratos, contas a pagar e prestações de contas

Se a associação tem secretaria executiva contratada, inclua essa pessoa desde a primeira reunião. É ela quem sabe onde as coisas estão, e a passagem também muda a rotina dela.

Antes da posse: o inventário com a gestão que sai

Até 30 dias antes da posse, reúna-se com a diretoria que sai. Peça o inventário por escrito e combine quem entrega cada item, em que data e o que ficará pendente. É a melhor hora para entender o que se herda, enquanto a gestão anterior ainda responde pelas perguntas. Um estudo com respostas de dirigentes de 713 cooperativas de crédito, organizações de associados com conselho voluntário, associou práticas de orientação e recrutamento a conselheiros mais preparados, e esses conselheiros a um conselho com melhor desempenho.¹

Organize o inventário nestes seis blocos:

1. Acessos. E-mail institucional, domínio e site, redes sociais, sistema ou planilha de sócios, conta do congresso nas plataformas contratadas, armazenamento em nuvem. Para cada um, anote quem administra hoje, qual e-mail e qual telefone recuperam a senha e em quais dispositivos a conta está conectada.
2. Dinheiro. Contas bancárias e aplicações, com extratos na data da passagem; cartões e procurações vigentes; recursos com destinação vinculada, como apoio de agência de fomento ou patrocínio para um fim específico; contas a pagar e a receber; obrigações assumidas; prestações de contas pendentes; último balanço e a prestação de contas aprovada.
3. Sócios. Onde está a base, quantos cadastros existem, quem está em dia, quais são as categorias, as isenções e as regras da anuidade.
4. Contratos. Fornecedores, sede do congresso, hotel, patrocínios, plataforma do congresso e da associação, com vigência, multa e renovação automática de cada um.
5. Congresso. Data, sede, comissão organizadora e científica, cronograma da chamada de trabalhos e da inscrição, pedidos de apoio a agências de fomento em andamento.
6. Arquivo. Estatuto registrado, atas, relatórios das gestões anteriores, livros, anais publicados e onde cada edição do congresso está guardada.

Quando a associação usa o sistema da Galoá para associações, a nova diretoria encontra na plataforma a base de sócios e anuidades, a operação do congresso e os anais das edições anteriores, com acessos definidos por cargo. São quatro dos seis blocos do inventário. Dinheiro e contratos continuam com a tesouraria, o contador e o advogado.

Prepare com a gestão que sai um termo de passagem, com a lista do que será entregue e do que fica pendente, para as duas diretorias assinarem na posse. Combine também como a gestão anterior pode ser procurada nos meses seguintes: as dúvidas vão aparecer, e é melhor que tenham um canal definido.

Na posse e nas duas primeiras semanas: acessos, cartório, CNPJ e banco

No dia da posse, três coisas já podem começar: a assinatura do termo de passagem, uma mensagem curta de apresentação aos sócios (quem compõe a diretoria e quais são os canais da associação) e a troca dos acessos. Crie também, já na posse, a pasta da associação onde o arquivo da gestão vai ficar.

Cartório, Receita Federal, banco e fornecedores reconhecem a troca de diretoria quando a documentação chega até eles, cada um com a sua exigência. Até lá, quem ainda consta como representante pode ser procurado em nome da associação. As metas abaixo tratam de encaminhar os pedidos; a conclusão depende do prazo de cada órgão.

Troca dos acessos

Mude as senhas do e-mail institucional, do domínio, do site, das redes sociais e das plataformas. Retire os acessos de quem deixou a diretoria, desconecte dispositivos e sessões abertas e troque e-mails e telefones pessoais de recuperação por contatos da associação. Se alguém da gestão anterior precisar manter acesso por um período, para fechar uma prestação de contas, por exemplo, formalize por escrito, com escopo e prazo.

A base de sócios tem dados pessoais, e a LGPD exige medidas de segurança contra acessos não autorizados.⁶ Acesso que continua com quem saiu, sem autorização, é exatamente esse risco.

Registro da ata no cartório

O Código Civil manda averbar no registro da pessoa jurídica as alterações do ato constitutivo (art. 45) e inclui os diretores entre as informações desse registro (art. 46, II).² A Lei de Registros Públicos também pede os nomes dos membros da diretoria (art. 120, VI).³ Leve a ata de eleição e posse ao Registro Civil de Pessoas Jurídicas onde o estatuto está registrado. Antes, confira no estatuto quem assina a ata e peça ao cartório a lista de documentos exigidos.

Troca do responsável no CNPJ

O pedido começa no Portal Redesim. Se o cartório for integrado à Redesim, o Documento Básico de Entrada segue junto com os documentos levados a registro, e o próprio cartório faz a alteração no CNPJ. Se não for, a ata é registrada primeiro e o pedido vai à Receita por processo digital.⁴

Para alterações sujeitas a registro, a Receita pede a comunicação até o último dia útil do mês seguinte ao do registro.⁵ É um prazo para comunicar, não para concluir: depois do envio, acompanhe o deferimento. Combine esse passo com o contador da associação logo depois da posse.

Banco, procurações e certificado digital

Acesso operacional e poder legal são coisas diferentes. O mandato termina conforme o estatuto, e um cadastro bancário desatualizado não o prorroga. Mas, enquanto o banco não atualiza os representantes, quem tem senha, token ou cartão habilitado consegue operar a conta. Leve ao banco a documentação que ele pedir, solicite a troca dos representantes, o cancelamento dos acessos de quem saiu e a emissão de novos cartões e dispositivos de segurança.

Se a gestão anterior deixou procurações, revise cada uma com o advogado da associação e decida se ela deve ser mantida, substituída ou revogada, conforme a necessidade e o instrumento. Ao revogar, notifique o procurador e os terceiros envolvidos, como banco e fornecedores: pelo Código Civil, a revogação comunicada só ao procurador não vale contra terceiros que, sem saber dela, trataram de boa-fé com ele (art. 686).²

Se a associação usa certificado digital, confira com o contador em nome de quem ele foi emitido e quando vence.

E se a gestão anterior não entregar algo?

Peça por escrito, com a lista do que falta e um prazo. Enquanto isso, recupere o que for possível pelos canais oficiais: certidões e cópias no cartório, extratos com o banco, recuperação de contas pelo domínio ou pelo e-mail institucional. Registre em ata da diretoria o que não foi entregue e, se a falta travar a operação ou envolver recursos da associação, consulte o advogado.

Uma ressalva: os passos de cartório, Receita e banco dependem do estatuto da associação e das exigências de cada cartório e instituição. Este guia organiza a rotina, mas não substitui a orientação do advogado e do contador que acompanham a associação.

Primeiro mês: sócios, anuidade e contratos

O diagnóstico do que foi herdado não precisa esperar o fim dos registros: comece com o inventário e os dados que já estão nas mãos da diretoria. O objetivo é chegar ao trigésimo dia com números confiáveis e uma lista de pendências priorizada, antes de decisões grandes.

Descubra quantos sócios a associação tem. Separe quatro números: total de associados, adimplentes, inadimplentes e isentos. Antes de contar, unifique cadastros duplicados e registre desligamentos.

Depois, cruze o cadastro com os pagamentos de anuidade e com os inscritos no último congresso, considerando a situação de cada pessoa na data da inscrição e as regras daquela edição. O cruzamento costuma mostrar o que a planilha esconde: pesquisadores que pagaram a inscrição com desconto de sócio sem estar em dia, sócios adimplentes que pagaram o valor cheio e participantes que vão ao congresso todo ano sem nunca terem se associado. Inscrito no congresso não é sócio, e cada um desses grupos pede uma ação diferente: regularizar, corrigir a regra da inscrição ou convidar para a filiação.

Confira o calendário da anuidade. Anote quando ela vence, quem envia os lembretes, por onde o sócio paga e como pede a segunda via. Se a próxima campanha de renovação cai nos primeiros meses do mandato, ela é a sua prioridade financeira. O guia sobre como reduzir a inadimplência da anuidade detalha a rotina de cobrança e os indicadores para acompanhar.

Monte a lista de contratos. Para cada contrato, registre o objeto, a vigência, o valor, a multa por rescisão, a renovação automática e quem acompanha. Leia antes de cancelar: patrocínio, sede e plataforma do congresso costumam ter prazos que atravessam a troca de diretoria. Se o contrato da plataforma vence durante o mandato, compare as opções pelos sete critérios para escolher a plataforma do congresso. Se o congresso recebeu apoio de agência de fomento, confira os prazos de prestação de contas e quem assina por ela.

Leve o resultado à primeira reunião de diretoria. Feche o mês com uma página por área: o que foi herdado, o que está pendente e o que precisa de decisão. Como apoio, faça o diagnóstico gratuito da gestão da associação.

Gestão de associados Organize a gestão que você acabou de assumir Reúna sócios, anuidades e participação nos congressos no mesmo cadastro, com acessos definidos para cada integrante da diretoria. Conhecer a gestão de associados →

Até 100 dias: congresso e plano do mandato

Confirme o calendário do próximo congresso. Confirme a comissão organizadora e a comissão científica, a sede, a data e os marcos da chamada de trabalhos, da avaliação e da inscrição. Mantenha o calendário já anunciado aos sócios; a comunidade se organiza em torno dele.

Confira já na posse o que está em andamento na CAPES. O prazo previsto no edital para submissões ao PAEP 2027 é 20 de outubro de 2026. Se a gestão anterior enviou proposta, acompanhe o resultado preliminar, o prazo de recurso e o resultado final, previsto pelo edital para 8 de janeiro de 2027. Se o evento for apoiado, a nova diretoria herda as obrigações do edital, como a pesquisa de avaliação com os participantes e a prestação de contas, resumidas em o que mudou no PAEP 2027. Para um pedido novo, consulte a chamada vigente no site da CAPES.

Apresente o plano do mandato. Escolha de três a cinco prioridades, cada uma com responsável e prazo, e leve à reunião de diretoria ou à assembleia. Depois, envie aos sócios uma segunda mensagem, agora com as prioridades e as datas da anuidade e do congresso. Se o plano inclui reformar o estatuto, lembre que a alteração depende de assembleia geral especialmente convocada, com o quórum previsto no próprio estatuto.² Propor a reforma depois de conhecer a operação é uma recomendação, não uma exigência legal.

O arquivo da gestão: comece na posse o que vai para a próxima diretoria

Daqui a dois ou três anos, esta diretoria vai fazer a mesma passagem, do outro lado da mesa. O inventário que deu trabalho no início do mandato pode ser o ponto de partida do arquivo que fica para quem vier depois. Mantenha na pasta da associação criada na posse, e não na conta pessoal de alguém, as atas, os relatórios, a lista de contratos, o termo de passagem e os dados de cada edição do congresso.

A produção científica do congresso também faz parte desse arquivo, e endereço comum na internet se perde. Num estudo publicado em 2005 com 123 artigos de anais de conferências, publicados entre 1995 e 2003, 46% das 1.068 referências a páginas da web citadas nesses artigos já não abriam.⁷ O estudo mediu os links citados pelos autores, não o desaparecimento dos próprios anais, mas mostra como um endereço pode deixar de funcionar.

O DOI ajuda porque o código não muda quando o site muda. Para isso funcionar, quem publicou precisa atualizar o endereço de destino registrado e manter o conteúdo disponível: a Crossref pede a quem registra DOIs que eles sempre levem a uma página ativa.⁸ Confira onde estão os anais das edições anteriores e quem responde por eles.

Checklist dos 100 dias

Os prazos são metas sugeridas. Ajuste cada linha aos vencimentos e às dependências reais da associação.

Quando	Ação e quem conduz
Até 30 dias antes da posse	Presidência, com a diretoria que sai: reunião de passagem, inventário dos seis blocos e termo de passagem preparado
Na posse	Presidência e secretaria: termo de passagem assinado, mensagem de apresentação aos sócios, início da troca de acessos, pasta do arquivo criada e prazos de editais em andamento conferidos
Até o 14º dia	Presidência e secretaria, com o contador: ata encaminhada ao cartório, com o DBE se o cartório for integrado à Redesim; troca de senhas e acessos concluída
Com o registro da ata	Tesouraria, com o contador e o advogado: acompanhar a atualização do CNPJ; se o cartório não for integrado à Redesim, comunicar a alteração à Receita até o último dia útil do mês seguinte ao registro; solicitar ao banco a troca de representantes e acompanhar a conclusão; procurações revistas
Até o 30º dia	Toda a diretoria: contagem de sócios, calendário da anuidade e lista de contratos; primeira reunião de diretoria com o diagnóstico do que foi herdado
Até o 60º dia	Presidência e comissão organizadora: calendário e comissões do próximo congresso confirmados
Até o 100º dia	Toda a diretoria: plano do mandato apresentado e segunda mensagem aos sócios

Sócio, anuidade e congresso no mesmo cadastro

Boa parte do trabalho dos primeiros 100 dias é reconstruir informação espalhada: a base numa planilha, os pagamentos no extrato, os inscritos na plataforma do congresso. Na gestão de associados da Galoá, cada sócio tem um cadastro só, com a situação da anuidade, o histórico de renovação e a participação nos eventos. Perfis de acesso separam o trabalho da secretaria, da tesouraria e da diretoria, a trilha de auditoria registra as alterações nos cadastros e a associação mantém acesso à base entre diretorias. Quando a associação e o congresso usam a Galoá, a adimplência é reconhecida na inscrição e o desconto de sócio é aplicado.