Plataforma para congresso científico: como escolher em 7 critérios

A comissão organizadora abre três propostas e encontra a mesma lista de módulos: inscrição, submissão, avaliação, programação, aplicativo, certificados e anais. Na tabela comparativa, as três parecem iguais. A diferença aparece depois, quando um trabalho aprovado precisa entrar na programação sem ser redigitado, quando um parecerista pergunta o que ganha por avaliar quinze resumos ou quando alguém procura os anais de três edições atrás.

Este guia organiza a escolha em sete critérios e, no fim, mostra o que muda quando o congresso é online ou híbrido. Para cada critério, você encontra por que ele importa, o que perguntar ao fornecedor e como a Galoá faz. A Galoá oferece plataforma para congressos, então leia a parte sobre nós como a resposta de um dos fornecedores e faça as mesmas perguntas a todos.

Os sete critérios em uma tabela

Critério	Por que importa	O que perguntar ao fornecedor
Chamada de trabalhos e revisão por pares	Atribuir trabalhos fora da área do parecerista ou descobrir conflitos tarde pode atrasar o resultado	”Mostre a distribuição de duzentos trabalhos por eixo temático, com os conflitos bloqueados.”
Crédito para quem avalia	A revisão disputa tempo com pesquisa e ensino; registrar essa contribuição dá visibilidade ao trabalho do parecerista	”A revisão feita no nosso congresso aparece no ORCID do parecerista?”
Anais com DOI	Trabalho publicado só como PDF no site do evento é difícil de citar e de encontrar anos depois	”Quem registra o DOI, em nome de quem, e o que acontece com ele se trocarmos de fornecedor?”
Inscrição no mesmo cadastro	Com inscrição num sistema e submissão em outro, a secretaria passa a cruzar listas	”O autor aprovado se inscreve com a mesma conta da submissão? O desconto de sócio é conferido na hora?”
Programação e aplicativo	A programação muda até a véspera, e PDF reenviado não avisa quem já está no congresso	”Quando a sala muda, como o congressista fica sabendo?”
Certificados	Correções de nomes e pedidos de segunda via prolongam o trabalho da comissão depois do congresso	”O certificado sai com os dados da inscrição, e qualquer pessoa consegue conferir se ele é verdadeiro?”
Histórico e continuidade	A próxima comissão precisa consultar e recuperar os dados das edições anteriores	”Que dados conseguimos exportar, em quais formatos, e o que continua acessível depois do contrato?“

1. A chamada de trabalhos e a revisão por pares seguem as regras da comissão?

No fechamento da chamada, centenas de trabalhos chegam de uma vez. A comissão científica precisa encaminhar cada um a quem entende do tema, evitar que alguém avalie um colega da mesma instituição, cobrar pareceres atrasados e fechar a ressubmissão a tempo de montar a programação.

A carga de revisão também tende a se concentrar em poucas pessoas. Um estudo sobre a revisão de periódicos biomédicos estimou que 20% dos pesquisadores fizeram de 69% a 94% das revisões.¹ Numa distribuição feita à mão, é difícil enxergar e corrigir esse desequilíbrio antes que ele atrase o resultado.

Pergunte ao fornecedor:

• Como a plataforma escolhe o parecerista de cada trabalho, e o que a comissão consegue ajustar?
• Quais conflitos de interesse ela bloqueia antes da atribuição?
• Quem envia os lembretes a autores e pareceristas, e quem define o texto?
• Na ressubmissão, o pedido de novo parecer sai sozinho?

Na Galoá: a atribuição considera os temas, as palavras-chave e o interesse indicado pelos pareceristas, com limite de trabalhos por pessoa e ajuste pela comissão. A plataforma bloqueia atribuições com conflito por autoria, instituição ou coautoria. A comissão define a ficha, as rodadas e o texto e a frequência dos lembretes.

Na ressubmissão, a nova versão vai ao mesmo parecerista ou a outro, conforme a regra do congresso. Quando os critérios da comissão são atingidos, a plataforma emite o parecer final e, para os trabalhos aceitos, a carta de aceite. Dá para contratar só a chamada de trabalhos e a revisão por pares.

Os requisitos em detalhe estão nos guias de submissão de trabalhos científicos e de software de revisão por pares para congressos.

2. Quem avalia recebe crédito pela revisão?

A revisão de trabalhos do congresso disputa tempo com pesquisa, ensino e outras responsabilidades. Numa pesquisa da Wiley com quase 3 mil pareceristas, os respondentes disseram que a revisão é pouco reconhecida e que deveria pesar mais na avaliação feita pelas instituições.² Além de emitir um certificado, a comissão pode perguntar como essa contribuição será registrada no perfil acadêmico do parecerista.

O ORCID tem uma seção própria para revisão por pares. Só uma organização membro do ORCID pode preenchê-la, e só com a autorização do pesquisador.³

Pergunte ao fornecedor: a revisão feita no nosso congresso aparece no ORCID do parecerista? Quem faz o registro, e o que aparece no perfil?

Na Galoá: membro institucional do ORCID desde 2025, a Galoá registra a revisão no ORCID de cada parecerista que autoriza. Até setembro de 2026, foram mais de 2.300 atividades de revisão registradas no ORCID de mais de 600 pareceristas. O perfil mostra a atividade de revisão para o congresso, não o trabalho avaliado, e por isso o registro também vale para a revisão às cegas. Os autores que autenticaram o ORCID recebem no perfil os trabalhos publicados nos anais. A página sobre o ORCID explica como funciona.

3. Os anais saem com DOI, e quem responde por ele?

Os anais são o que o congresso deixa para a ciência. Publicados como PDF no site do evento, dependem de aquele endereço continuar no ar. Num estudo com 123 trabalhos publicados em anais de conferências, 46% das citações a páginas da web já não abriam.⁴

O DOI continua levando ao trabalho mesmo quando a página muda de lugar, desde que alguém mantenha o registro atualizado. Pelas regras da Crossref, essa responsabilidade é do membro que registrou o DOI: manter o link funcionando e buscar um arquivo que preserve o conteúdo caso ele deixe de ser hospedado.⁵

Pergunte ao fornecedor:

• Quem é o membro da Crossref que registra o DOI, e com qual prefixo?
• Os anais têm ISSN ou ISBN?
• Cada trabalho tem página própria, com autores e referência para citação?
• Se o contrato terminar, o que acontece com os DOIs e com os trabalhos publicados?

Na Galoá: os anais ficam no Galoá Proceedings, no proceedings.science, que reúne mais de 170 mil trabalhos publicados. Cada trabalho tem página própria, com autoria, resumo e referência para citação, e a publicação inclui ISSN e ISBN. As edições do congresso podem ficar reunidas numa série.

O DOI da Crossref por trabalho é contratado como adicional, sem que o congresso precise de prefixo próprio nem de filiação direta à Crossref: a Galoá é membro da Crossref desde 2015 e também atua como Sponsor. Veja os anais de evento, o registro de DOI na Crossref e, para o conceito, o que são anais e proceedings.

Na proposta da Galoá, peça que constem o membro e o prefixo usados no registro, quem manterá os links dos DOIs e as condições de hospedagem dos trabalhos após o fim do contrato.

4. A inscrição usa o mesmo cadastro da submissão?

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O autor aprovado precisa se inscrever para apresentar. Se inscrição e submissão vivem em sistemas diferentes, a secretaria cruza listas para descobrir quem vai apresentar sem ter pago, quem se inscreveu como estudante e quem é sócio com direito a desconto. Cada cruzamento é uma chance de cobrar o valor errado ou de grafar errado o nome que vai para o certificado.

Pergunte ao fornecedor: o autor usa a mesma conta da submissão para se inscrever? Dá para ter categorias e lotes? O desconto de sócio é conferido na hora? Quais formas de pagamento as instituições dos pesquisadores conseguem usar?

Na Galoá: o autor usa a conta da submissão para se inscrever. A comissão configura categorias e lotes, com pagamento em cartão, boleto e nota de empenho. Quando a associação também usa a Galoá, o desconto de sócio é aplicado automaticamente na inscrição. Do lado da associação, o guia sistema para associação científica: o que perguntar completa a avaliação.

5. A programação chega ao celular de quem está no congresso?

A programação muda até a véspera: sala trocada, palestrante com voo atrasado, sessão que passou para outro dia. Um PDF reenviado por e-mail não avisa quem já está no corredor. Com sessões simultâneas, o congressista também precisa achar o trabalho que quer ver antes de trocar de sala.

Pergunte ao fornecedor: como a comissão atualiza a programação e avisa os congressistas? O participante consegue montar uma agenda e receber lembretes das atividades que escolheu?

Na Galoá: a comissão edita a programação e envia avisos pelo aplicativo aos congressistas. Cada participante monta a própria agenda e recebe lembretes antes das atividades escolhidas. Na demonstração, peça para alterar a sala de uma sessão e mostrar como a atualização e o aviso chegam ao celular. Os detalhes estão no guia do aplicativo para congresso científico e na página do aplicativo para eventos.

6. Os certificados saem sem retrabalho, e dá para conferir se são verdadeiros?

Depois do congresso, correções de nomes, atividades que ficaram de fora e pedidos de segunda via mantêm a comissão ocupada. O pesquisador anexa o certificado ao currículo, e quem recebe esse documento precisa conseguir conferir sua autenticidade.

Pergunte ao fornecedor: o certificado usa os dados da inscrição e da submissão, sem redigitar nomes e títulos? Sai por atividade? O participante consegue baixar de novo sozinho? Como uma pessoa de fora confere a autenticidade?

Na Galoá: os certificados saem com o modelo do evento, por atividade, a partir dos dados da inscrição, e os de autores e pareceristas, a partir do cadastro da submissão. A comissão decide quando liberar e pode emitir em lote por planilha; cada participante recebe o link por e-mail. Todo certificado tem QR code de autenticação e fica guardado na conta Galoá do participante. Veja os certificados online.

7. O que fica quando o congresso termina?

A diretoria muda, e com ela a pessoa que sabia onde estavam as planilhas. Editais de apoio a eventos, como o PAEP da CAPES, pedem o histórico das edições anteriores, o público alcançado e o processo de seleção dos trabalhos. Se esses dados ficaram com um fornecedor que saiu, a próxima comissão começa do zero.

Pergunte ao fornecedor: a página do congresso e os anais continuam no ar depois do evento e após o fim do contrato? Que dados de cada edição conseguimos exportar, em quais formatos e até quando? Peça uma exportação de exemplo e as condições de acesso por escrito.

Na Galoá: a página do congresso e os anais permanecem acessíveis depois do evento, com o histórico das edições anteriores preservado. A plataforma guarda e exporta dados como público por região e país, processo de seleção dos trabalhos e pesquisa de avaliação com os participantes. O guia o que mudou no PAEP 2027 mostra como essas informações entram na proposta de apoio.

Para planejar uma troca de fornecedor, peça à equipe que detalhe na proposta os formatos de exportação, os prazos de acesso aos dados e as condições de permanência das páginas após o fim do contrato. Confira uma exportação de exemplo com quem vai preparar a próxima edição.

E se o congresso for online ou híbrido?

Os sete critérios continuam relevantes quando parte do público acompanha de longe. O que muda é a experiência de quem não está no local, e as regras de participação precisam ser definidas para cada modalidade: o que conta como presença, quem pode apresentar a distância e que recursos de acessibilidade estarão disponíveis.

eventos.galoa.com.br/ciaiq-2027

Antes de comparar fornecedores, decida o que será online: só as conferências e as mesas-redondas, também as sessões de apresentação de trabalhos ou o congresso inteiro. Essa decisão entra no edital e define o que perguntar em cada demonstração. Há também a opção de separar as datas. O 16º Congresso Ibero-Americano de Metodologias de Investigação, que tem o site na Galoá, terá três dias presenciais em Viseu, Portugal, de 13 a 15 de julho de 2027, e outros três online, de 20 a 22 de julho.

Quem acompanha de longe encontra a sessão certa?

Às 14h começam quatro sessões simultâneas. Quem está no local confere a placa na porta da sala. Quem acompanha de outra cidade depende de onde a comissão colocou a transmissão. Se cada sessão tem um endereço próprio, enviado por e-mail dias antes, uma mudança de horário obriga a reenviar mensagens, e parte do público chega atrasada ou não chega.

Pergunte ao fornecedor: onde o congressista que está fora do local encontra a transmissão de cada sessão? Quando uma sessão muda de horário, o que ele vê?

Na Galoá: a transmissão ao vivo aparece no próprio site do congresso, e a programação tem filtros por data, horário, categoria e palestrante. Quando a comissão altera uma informação no painel, o site mostra a versão nova na hora.

As perguntas de quem acompanha de longe chegam à mesa?

Ao fim de uma conferência, o moderador abre para perguntas e enxerga as mãos levantadas no auditório. Num congresso híbrido, quem acompanha de outra cidade também quer perguntar, e uma pergunta escrita num canal que ninguém da mesa acompanha não chega ao palestrante. Defina antes do congresso por onde essas perguntas entram e quem as lê para a mesa.

Pergunte ao fornecedor: como as perguntas de quem acompanha a distância chegam ao moderador? A comissão consegue filtrar antes que sejam lidas?

Pesquisadores de outros países conseguem participar?

O formato online costuma atrair pesquisadores de outros países e quem não teria como viajar. Para participar, uma pesquisadora de Bogotá precisa ler as informações no idioma dela e pagar a inscrição sem boleto bancário.

Pergunte ao fornecedor: em quais idiomas ficam o site e o aplicativo? Quem está no exterior paga a inscrição em qual moeda?

Na Galoá: o site e o aplicativo funcionam em português, inglês, espanhol e francês, com a troca de idioma no próprio site. A inscrição recebe pagamentos internacionais em reais ou em dólares. Pesquisadores de mais de 178 nações já usaram a plataforma.

Quem acompanha a distância tem os recursos de acessibilidade de que precisa?

Acessibilidade também é critério de avaliação. Liste no planejamento os recursos que o congresso vai oferecer em cada modalidade, como interpretação em Libras e legendas, e confira se eles chegam a quem acompanha as sessões transmitidas, e não só a quem está na sala.

Pergunte ao fornecedor: que recursos de acessibilidade ficam disponíveis durante as sessões transmitidas, e quem os providencia?

O que acontece com o trabalho de quem apresenta a distância?

Num congresso híbrido, parte dos autores aprovados não consegue viajar. Se o edital não disser se a apresentação a distância é aceita e em quais modalidades, a comissão vai responder caso a caso, perto da data do evento. Defina essa regra antes de abrir a chamada.

Pergunte ao fornecedor: a apresentação em vídeo fica ligada ao trabalho depois do congresso?

Na Galoá: nos anais publicados pela Galoá, os trabalhos podem ter a apresentação em vídeo junto ao texto publicado.

Na demonstração: acompanhe pelo site do congresso uma sessão transmitida, como um congressista que não está no local, e peça ao fornecedor que responda na prática às perguntas desta seção.

Como levar os critérios para a demonstração

Defina também quando a chamada e as inscrições precisam abrir. O cronograma de planejamento de congresso científico ajuda a posicionar a contratação antes dessas etapas.

Antes de agendar as demonstrações, prepare três coisas:

1. O edital da última edição, com eixos temáticos, modalidades, número de pareceristas por trabalho e prazos. Peça ao fornecedor que configure a chamada a partir dele.
2. Um trabalho para percorrer o caminho inteiro: da submissão ao parecer, do aceite à programação, ao certificado e à página nos anais. Anote cada ponto em que alguém precisou exportar planilha ou redigitar dados.
3. As perguntas sobre o fim do contrato, por escrito: quem responde pelo DOI, onde ficam as edições anteriores e como os dados são entregues se o congresso trocar de plataforma. Peça que as respostas entrem na proposta.

Compare as propostas pelo que foi demonstrado, e não pela lista de módulos.