Aplicativo para congresso científico: o que avaliar antes de contratar

A sala da mesa-redonda mudou na véspera. O PDF da programação já circulou nos grupos de mensagens, o caderno de resumos foi impresso na semana anterior e a comissão passa a manhã avisando, de sala em sala, quem ainda não soube. Com um aplicativo, a comissão atualiza a sala na programação e envia um aviso aos congressistas pelo celular.

Quem pesquisa por aplicativo para eventos encontra de tudo: aplicativos de mensagens, pastas compartilhadas, quadros de tarefas e plataformas desenhadas para feiras e eventos corporativos. Os três primeiros são úteis para a comissão se organizar nos bastidores. Só que o congressista não instala nenhum deles para acompanhar o congresso. E a rotina de um evento científico é outra: centenas de trabalhos, sessões simultâneas, avaliadores nas salas de pôster e certificados que dependem de presença.

As sete perguntas abaixo partem dessa rotina. Cada uma explica por que o ponto importa para a comissão científica e para o congressista, e o que pedir para ver na demonstração. Se a escolha é da plataforma do congresso inteiro, da chamada de trabalhos aos anais, veja também como escolher a plataforma para congresso científico.

1. A programação pode mudar até o último minuto?

Programação de congresso muda. O palestrante perde o voo, a sessão troca de sala, a abertura atrasa e empurra a manhã inteira. O que separa um aplicativo funcional de um PDF desatualizado é o que acontece nessa hora.

Para a comissão, o ponto é quem consegue alterar e em quanto tempo a mudança chega. Se cada ajuste depende de um chamado ao fornecedor, a comissão volta ao grupo de mensagens. Pergunte se a programação pode ser editada a qualquer momento, inclusive durante o congresso, e se a alteração aparece em todos os celulares sem que o congressista precise fazer nada. Pergunte também como a programação entra no aplicativo: se pode ser importada ou cadastrada direto na plataforma, sem redigitar centenas de títulos e autores.

Veja ainda quem envia os avisos. Se o aviso de sala trocada depende de alguém sentado no computador da secretaria, ele chega tarde. O melhor cenário é quem está na organização escrever o aviso pelo próprio celular, de onde estiver no congresso.

Para o congressista, a questão é confiar no que está na tela. Basta a programação do aplicativo errar uma vez para ele voltar a perguntar no balcão. E congresso nem sempre tem boa conexão: auditório no subsolo, rede sobrecarregada no intervalo do café. Verifique o que continua funcionando no aplicativo sem internet. A programação já baixada precisa continuar disponível; novos avisos, esses sim, dependem de conexão.

Também importa encontrar o que assistir entre centenas de trabalhos e sessões simultâneas. Na demonstração, peça para buscar um trabalho por autor ou tema, abrir o resumo, localizar o horário e a sala da apresentação e salvar a atividade na agenda pessoal. Confira se os favoritos ficam fáceis de consultar e se há lembrete antes de cada atividade começar.

2. Como o congressista entra no aplicativo?

Cada cadastro novo é uma senha esquecida na fila do credenciamento.

Para a comissão, o acesso define quanto suporte a equipe vai dar no primeiro dia. Pergunte se o congressista entra com a mesma conta da inscrição, sem criar outra, e se pode entrar com o ORCID. Veja como funciona a integração da Galoá com o ORCID.

Para o congressista, entrar rápido decide se ele usa o aplicativo ou volta ao PDF. Em congressos com participantes de outros países, confira também em quais idiomas o aplicativo funciona.

3. O aplicativo tem perguntas ao vivo nas sessões?

O tempo do debate acaba, o microfone circula devagar e quem pergunta costuma ser sempre o mesmo grupo. Perguntas pelo celular oferecem outro canal de participação, inclusive para quem prefere não usar o microfone.

Quem pergunta ao microfone não representa a plateia inteira. Num grande congresso científico internacional, descontada a proporção de homens e mulheres na plateia, os homens fizeram 1,8 pergunta para cada pergunta feita por uma mulher.¹ Em quase 250 seminários acadêmicos observados em 10 países, as mulheres também perguntaram menos, e numa pesquisa com mais de 600 acadêmicos elas apontaram, mais do que eles, motivos internos para não perguntar quando queriam, como não criar coragem.² Nenhum dos dois estudos testou aplicativos. Os dois mostram por que vale abrir um canal além do microfone.

Para a comissão, o que conta é a moderação. Pergunte se as perguntas passam por moderação antes de chegar à mesa, para filtrar repetições e o que foge do tema da sessão.

Para o congressista, o ponto é poder perguntar sem se expor. Confira se o aplicativo aceita perguntas anônimas. O mestrando que não levantaria a mão diante de um professor titular pode enviar a pergunta pelo celular, para a moderação encaminhar à mesa.

4. A presença registrada vira certificado?

O congressista leva o certificado para o currículo Lattes e para os processos da carreira. Certificado atrasado ou com erro vira fila de e-mails para a secretaria depois do congresso. Se você está revisando o modelo, veja também o que não pode faltar no certificado do seu evento.

Para a comissão, pergunte como a presença é registrada e para onde ela vai. Lista de papel precisa ser digitada; planilha exportada precisa ser conferida. O caminho mais curto é credenciamento e presença por QR code ou pela leitura do crachá, com a presença alimentando os certificados sem etapa manual. Pergunte também se dá para definir uma presença mínima e emitir o certificado automaticamente quando o participante chega a ela.

Para o congressista, é a diferença entre ter o certificado logo depois do congresso e esperar semanas por ele.

5. Os avaliadores dão as notas pelo celular?

Muitos congressos premiam pôsteres e apresentações orais, e a avaliação acontece na sala, durante a sessão.

Para a comissão, avaliação em papel significa recolher fichas, digitar notas e somar tudo no fim do dia. Pergunte se os avaliadores registram as notas no celular e se a comissão acompanha a totalização em tempo real. Os critérios em si são decisão da comissão; o guia de critérios de avaliação de trabalhos científicos ajuda a montá-los.

Para o avaliador, que em geral também é congressista, é uma tarefa a menos para levar ao hotel. Para quem apresenta, é a chance de conhecer o resultado antes do encerramento.

6. O aplicativo leva a marca do congresso ou da associação?

Há dois modelos. No primeiro, o congresso entra num aplicativo do fornecedor, que já está nas lojas e reúne vários eventos. No segundo, o congresso ou a associação ganha um aplicativo com a própria marca, publicado na App Store e no Google Play.

Para a comissão, o aplicativo próprio reforça a identidade do congresso. No caso de uma associação, ele pode fazer mais do que acompanhar o evento: mostrar a carteirinha de sócio, por exemplo. Pergunte o prazo até o aplicativo com a marca ficar pronto, quem cuida da publicação nas duas lojas e o que acontece com ele depois do congresso.

Para o congressista, é encontrar na loja o aplicativo pelo nome do congresso ou da associação que ele já conhece.

7. Como os patrocinadores aparecem no aplicativo?

Para a comissão, patrocínio que rende só o logo no banner é difícil de renovar. Pergunte se o patrocinador tem espaço dentro do aplicativo e se sai do congresso com contatos que consegue medir: leitura do crachá no estande, formulário com opt-in para quem quer deixar o contato e sorteios que levam os congressistas até o patrocinador. Com resultado na mão, a conversa sobre a próxima edição começa mais fácil.

Para o congressista, o opt-in deixa a decisão com ele: só compartilha o contato quem quer.

O que pedir para ver na demonstração

Onde a Galoá se encaixa

A Galoá já lançou 51 aplicativos na App Store e no Google Play. O congresso pode entrar no aplicativo da Galoá ou ter um aplicativo com a própria marca, pronto a partir de 7 dias após a contratação. O aplicativo de uma associação também mostra a carteirinha de sócio. Nas sete perguntas deste guia, a resposta da Galoá é esta:

• Programação: editável a qualquer momento, com sincronização em tempo real, importada ou cadastrada direto na plataforma. O congressista busca trabalhos por autor ou tema, lê os resumos e monta a própria agenda com favoritos e lembretes. A programação já baixada funciona sem internet, e a organização envia os avisos pelo próprio celular.
• Acesso: quando a inscrição foi feita na Galoá, o congressista entra com a mesma conta. Também pode entrar com o ORCID. O aplicativo funciona em português, espanhol, inglês e francês.
• Perguntas ao vivo: com moderação, e podem ser anônimas.
• Presença: credenciamento e presença por QR code ou crachá, alimentando os certificados, com emissão automática ao atingir a presença mínima, se o congresso quiser.
• Avaliação: notas pelo celular, com totalização em tempo real.
• Marca: aplicativo da Galoá ou com a marca do congresso ou da associação, que continua no ar depois do congresso.
• Patrocinadores: espaço no aplicativo e contatos por leitura do crachá, formulário com opt-in e sorteios.

O aplicativo pode ser contratado à parte ou integrado à plataforma Galoá. Quando o congresso já roda na Galoá, inscrição, programação e certificados entram no mesmo cadastro. Se a inscrição acontece em outra plataforma, a programação pode ser importada ou cadastrada pela comissão; vale alinhar na proposta como os demais serviços vão se conectar.