Engajamento em eventos científicos: da submissão à próxima edição

O congresso lotou o auditório, a avaliação saiu boa e a comissão comemorou. Um ano depois, a chamada de trabalhos da edição seguinte recebe menos submissões, e ninguém sabe dizer se os autores do ano anterior voltaram.

Auditório cheio é um bom começo. Para entender o engajamento, acompanhe também o que os pesquisadores fazem antes e depois do congresso: submetem trabalhos, discutem resultados, acessam os anais e voltam na edição seguinte. A dificuldade costuma ser reunir esses dados. A submissão fica numa plataforma, a presença numa lista, os anais em outro site, e descobrir quem continua participando de uma edição para outra vira trabalho de planilha. Este guia mostra o que fazer e o que medir em cada fase.

O que é engajamento num congresso científico

Num evento corporativo, engajamento costuma ser medido por interação: enquete respondida, post com a hashtag, visita ao estande. No congresso científico, o participante vai para apresentar e discutir pesquisa. Numa pesquisa com 100 participantes de um congresso internacional de conservação marinha, 91% disseram ter feito contatos que ajudaram no trabalho, e 64% saíram com ideias ou contatos que podem virar publicação.¹ O engajamento acompanha esse ciclo:

Momento	Sinal de engajamento
Antes	Trabalho submetido, ressubmissão depois do parecer, agenda montada
Durante	Presença nas sessões, perguntas feitas, apresentação de trabalho
Depois	Certificado baixado, anais acessados e citados, avaliação respondida
Na próxima edição	Autor que volta a submeter, inscrito que se torna sócio

Inscrições e interações ajudam a acompanhar a adesão ao congresso. Esses sinais, sozinhos, não mostram se o congresso entrou na rotina de pesquisa do participante ou se ele continua participando entre edições.

Antes do congresso: a chamada de trabalhos é o primeiro convite

Para boa parte dos participantes, o congresso começa meses antes, na chamada de trabalhos. É ali que o pesquisador decide se vale levar a pesquisa para o evento.

Publique a chamada completa. Eixos temáticos, modalidades, modelo de resumo, regras de autoria e prazos, tudo na mesma página. Dúvida sobre regra vira e-mail para a secretaria, e há quem desista antes de perguntar.

Lembre o autor do prazo. Lembretes automáticos antes do fim da submissão e da ressubmissão evitam o trabalho que ficou pela metade no formulário.

Mande cada trabalho a quem entende do tema. A distribuição por eixo temático e palavras-chave, com o parecerista indicando os trabalhos que quer avaliar, aumenta a chance de um parecer que o autor reconheça como competente.

Devolva o resultado no prazo, com comentários e decisão clara. O parecer é, para muitos estudantes, o primeiro retorno de pares sobre a própria pesquisa. A mestranda Gabriela Gomes, da UNESP, resumiu assim a experiência no SLACAN: “O fato de ter recebido um feedback fez toda a diferença” (veja o depoimento). Nem todo trabalho será aceito. A comissão pode garantir critérios claros, comentários úteis e comunicação no prazo. Num levantamento com 576 autores de um periódico médico, a vontade de submeter de novo dependeu sobretudo do aceite, e os autores recusados reclamaram do tempo até a decisão e da comunicação do editor.²

Publique a programação cedo. Com a programação no ar, o participante monta a agenda, pede liberação no trabalho e reserva a viagem. Programação de última hora deixa pouco tempo para isso.

Durante o congresso: a sessão, as perguntas e a presença

No congresso, a comissão não escolhe como cada apresentação vai ser, mas pode facilitar a participação de quem está na sala.

Avise no celular. Sala trocada, horário adiado e palestrante que mudou de sessão precisam chegar a quem está no congresso, e não só ao mural da secretaria. A agenda pessoal no aplicativo, com lembrete antes de cada atividade, leva o participante à sala certa.

Ofereça perguntas anônimas com moderação. Parte da plateia tem perguntas, mas hesita em pedir o microfone. Num grande congresso científico internacional, descontada a proporção de cada gênero na plateia, os homens fizeram 1,8 pergunta para cada pergunta feita por uma mulher, e a proporção se manteve entre os pesquisadores mais jovens.³ Num levantamento com mais de 600 acadêmicos, 91% das mulheres e 92% dos homens disseram que às vezes deixam de perguntar mesmo tendo uma pergunta.⁴

No aplicativo da Galoá, o participante pode enviar a pergunta anonimamente durante a sessão. A moderação escolhe quais chegam ao palestrante. É um caminho adicional para quem hesita em se identificar diante da plateia, inclusive estudantes e pesquisadores em início de carreira.

Registre a presença. Presença por QR code ou leitura do crachá mostra quais sessões encheram e quais esvaziaram, e alimenta os certificados sem planilha manual.

Reserve tempo para apresentar e discutir. Apresentar tem efeito medido: o encontro anual da associação americana de ciência política foi cancelado por um furacão em 2012, e a comparação com os anos em que ele aconteceu mostrou que apresentar o trabalho aumentou em 5 pontos percentuais a chance de ele ser citado nos quatro anos seguintes.⁵ Proteja na programação o tempo de apresentação e de perguntas, em vez de encurtá-lo quando a sessão atrasa. A premiação de trabalhos e de pôsteres, com critérios publicados antes do congresso, complementa: dá ao estudante um motivo a mais para preparar a apresentação.

Depois do congresso: o trabalho continua circulando

Depois do encerramento, a comissão ainda precisa cuidar de certificados, prestação de contas e anais. Com tantas entregas, a circulação dos trabalhos pode ficar para depois.

Libere o certificado logo. O certificado é o primeiro uso do congresso depois que ele acaba: vai para o currículo e para a prestação de contas da bolsa. Quanto antes ele chega, mais cedo o participante resolve essa pendência.

Publique os anais com endereço permanente. Para boa parte dos trabalhos, os anais são o único registro que fica. Uma revisão sistemática da Cochrane reuniu 425 estudos sobre mais de 300 mil resumos apresentados em reuniões científicas da área biomédica: só 37,3% viraram artigo completo.⁶ No Congresso Brasileiro de Ortopedia e Traumatologia de 2004, 58 dos 267 temas livres (21,7%) foram publicados como artigo.⁷ Os anais são o que o autor cita no Lattes e o que outros pesquisadores vão encontrar e citar. Cada trabalho com página própria e metadados estruturados continua sendo encontrado depois que o site do evento sai do ar. Com DOI, a citação continua funcionando mesmo quando o endereço muda. Veja como publicar anais com ISSN, ISBN e DOI.

Leve o trabalho ao ORCID do autor. Quando a plataforma integra o ORCID, o trabalho apresentado entra no registro permanente do pesquisador, e o parecer feito para o congresso entra no registro do parecerista. Revisar para o evento passa a contar no currículo de quem revisa.

Ouça os participantes e prepare a próxima edição. Na Galoá, o questionário de avaliação já faz parte da plataforma e pode ser acessado por e-mail e pelo aplicativo do congresso. A comissão parte de um formulário pré-configurado para ouvir os participantes e identificar o que manter ou melhorar.

A avaliação está integrada à Galoá desde 2014. Nos dados históricos acompanhados desde 2018, a taxa média de resposta é de 69,4%, e 75% das respostas recebidas chegam em até sete dias após a conclusão do evento. Conheça o formulário e os resultados históricos da avaliação da Galoá. O guia também explica como a pesquisa entra na prestação de contas dos eventos apoiados pelo PAEP 2027.

Anuncie a próxima edição. Data e sede da edição seguinte, divulgadas ainda no encerramento ou na mensagem de agradecimento, dão ao participante uma data para planejar a próxima pesquisa.

Na próxima edição: quem volta e quem vira sócio

O teste final do engajamento é a edição seguinte. Um estudo com seis séries de congressos internacionais, da física à computação, acompanhou por cerca de 30 anos quem apresentou trabalho: entre 63% e 81% desses autores apareceram uma única vez. Os autores concluem que as primeiras participações pesam na decisão de voltar, e que a chance de o recém-chegado retornar depende mais da abertura da comunidade do que do tamanho ou do tema do evento.⁸

No acervo do proceedings.science, medimos o retorno de uma edição para a seguinte. Em 54 séries de eventos com edições consecutivas publicadas na plataforma, cerca de 1 em cada 5 autores de uma edição voltou a publicar nos anais da edição seguinte (mediana de 22% em 158 pares de edições, de 1982 a 2026). Em eventos anuais, a proporção sobe para 1 em cada 4. O levantamento conta só trabalhos aceitos e publicados: quem submeteu de novo e não foi aprovado fica de fora, então o retorno real à chamada de trabalhos pode ser maior.

Dois números dizem mais do que qualquer métrica de sala:

Autores que voltam a submeter. Quantos autores de uma edição submetem trabalho na seguinte. Se o número cai, vale olhar primeiro a chamada, os pareceres e o prazo do resultado.

Inscritos que se tornam sócios. Inscrito no congresso não é sócio da associação. Cruzar a lista de inscritos com a base de sócios mostra quem vai ao congresso todo ano sem nunca ter se associado, e quem pagou inscrição de sócio sem estar com a anuidade em dia. O primeiro grupo é o convite de filiação mais fácil que a associação tem.

Como medir o engajamento do seu congresso

Uma revisão de escopo sobre avaliação de congressos, que analisou 44 artigos, concluiu que muitas avaliações não conseguem dizer qual foi o impacto do evento, e separou os indicadores em três horizontes: imediato, prospectivo e de acompanhamento.⁹ O questionário do último dia pode medir reações imediatas e intenções futuras; os resultados efetivos exigem acompanhamento. Escolha poucos indicadores, calcule do mesmo jeito em toda edição e compare com a anterior. Número absoluto diz pouco: um congresso de 300 pessoas e um de 3.000 têm escalas diferentes, mas os dois podem melhorar de um ano para o outro.

Fase	Indicador	Como calcular
Antes	Trabalhos por inscrito	Trabalhos submetidos ÷ inscritos
Antes	Pareceres com comentário	Pareceres com texto ao autor ÷ pareceres emitidos
Durante	Presença por sessão	Presenças registradas ÷ inscritos, por sessão
Durante	Perguntas por sessão	Perguntas enviadas ou feitas, por sessão
Depois	Certificados baixados	Certificados baixados ÷ certificados emitidos
Depois	Acessos aos anais	Acessos às páginas dos trabalhos nos três meses seguintes
Próxima edição	Retorno de autores	Autores da edição anterior que submeteram de novo ÷ autores da edição anterior
Próxima edição	Inscritos que viraram sócios	Inscritos não sócios que se filiaram em até 12 meses ÷ inscritos não sócios

Checklist para a próxima edição

Quando	O que fazer
Na abertura da chamada	Eixos, modelo de resumo, regras e prazos na mesma página; lembretes de prazo programados
Na avaliação	Distribuição por eixo e palavras-chave; resultado com comentários dos pareceristas
Um mês antes	Programação publicada, com tempo de apresentação e discussão protegido; agenda pessoal e lembretes no aplicativo
No congresso	Avisos pelo celular, perguntas ao vivo com moderação e opção de anonimato, presença por QR code ou crachá
Na primeira semana depois	Certificados liberados, avaliação disponível por e-mail e no aplicativo, data da próxima edição anunciada
Nos meses seguintes	Anais publicados com endereço permanente, trabalhos no ORCID dos autores
Antes da próxima chamada	Indicadores comparados com a edição anterior; inscritos não sócios convidados a se filiar

Na Galoá, as fases ficam no mesmo cadastro

Na Galoá, submissão, presença nas sessões pelo aplicativo, certificados e anais ficam ligados ao mesmo cadastro. Essa continuidade ajuda a comissão a acompanhar o percurso de cada pesquisador e comparar a participação entre edições. Para conferir isso com qualquer fornecedor, use os sete critérios para escolher a plataforma do congresso.