O que a experiência do CEDESS ensina a uma comissão organizadora

Organizar um seminário científico envolve decisões que continuam depois da última sessão. Os autores precisam encontrar seus trabalhos, a equipe precisa concluir certificados e a instituição precisa conseguir mostrar o conhecimento que reuniu.

No X Seminário Internacional do CEDESS, o Centro de Desenvolvimento do Ensino Superior em Saúde da UNIFESP, essas tarefas se encontraram em uma edição especial. Realizado em junho de 2026, o seminário celebrou os 30 anos do centro com o tema Formação Docente em Saúde: Educação Antirracista, Equidade e Inclusão.

A experiência oferece aprendizados para comissões que precisam cuidar da operação e da continuidade da produção científica. Eles aparecem tanto na avaliação da organização quanto no depoimento da professora Sylvia Helena Souza da Silva Batista, coordenadora do CEDESS e coordenadora geral do seminário.

Faça o tema orientar também o que ficará disponível

O tema de um congresso aparece na chamada, nas conferências e nas mesas de discussão. Ele também pode orientar como a instituição apresenta a produção que ficará disponível depois do encontro.

No CEDESS, os anais reúnem 56 trabalhos. Entre eles estão pesquisas e relatos sobre educação antirracista, equidade, inclusão e formação em saúde. Essa produção permite que o debate seja consultado além dos dias de programação.

Para a comissão organizadora, a decisão prática é incluir a publicação dos trabalhos no planejamento inicial. Quem confere a versão final? Onde ela ficará disponível? Como cada autor encontrará sua publicação? Quem responderá a um pedido de correção depois do seminário?

Quando essas responsabilidades estão definidas, a equipe sabe o que precisa entregar para que o conhecimento reunido continue acessível.

Organize o caminho que o autor precisa percorrer

Segundo a coordenação do CEDESS, a organização da alocação dos trabalhos na plataforma simplificou o processo e reduziu as dúvidas recebidas por e-mail. Essa é a percepção relatada pela coordenação; não há uma medição publicada do volume de mensagens.

A lição para outra comissão é olhar para cada etapa do ponto de vista de quem apresenta um trabalho. O autor consegue saber o que aconteceu com a submissão? Entende o que precisa fazer depois da decisão? Encontra a informação de apresentação no lugar indicado pela organização?

Antes de abrir a chamada, percorra esse caminho com um trabalho de exemplo. Depois, repita a conferência quando as decisões forem comunicadas e quando a programação estiver pronta. Em cada etapa, verifique se há uma orientação clara sobre a próxima ação e um canal definido para resolver exceções.

Prepare a equipe para operar as rotinas

No seminário do CEDESS, a própria equipe operou o autocredenciamento com QR code e emitiu os certificados. Na avaliação de fechamento, a coordenação destacou o apoio recebido para aprender a resolver as tarefas, utilizando perguntas frequentes e vídeos tutoriais ao longo do projeto.

Para uma comissão organizadora, isso sugere um critério concreto ao avaliar a preparação do congresso: quem será capaz de executar cada rotina quando chegar a hora?

Escolha os responsáveis, reserve tempo para que conheçam o fluxo e faça uma simulação das tarefas principais. Teste a entrada de um participante, a consulta a uma informação e a emissão de um documento. Registre também a quem recorrer quando surgir uma situação que foge do previsto.

O suporte faz parte dessa preparação. Além de resolver uma dúvida, ele pode ajudar a equipe a entender o procedimento e repeti-lo com segurança.

Trate os anais como uma entrega para a comunidade

No depoimento sobre a experiência, Sylvia relaciona a permanência dos trabalhos e a presença de suas autoras e autores ao próprio modo de atuação do CEDESS. Ao falar do resultado, ela destaca:

Muita alegria de termos um espaço de divulgação científica, que é também um espaço de co-construção e de autoria.

Anais do seu evento O que sua comunidade poderá consultar depois do congresso? Planeje com a Galoá a publicação dos trabalhos e o acesso aos anais da sua próxima edição. Conversar sobre meus anais →

Os trabalhos do seminário foram publicados em acesso aberto no proceedings.science. A possibilidade de consultá-los permite que pessoas que não estiveram no encontro também conheçam parte da produção apresentada.

Para a comissão, isso significa planejar a divulgação dos anais como uma entrega própria. Informar o endereço do acervo, explicar como encontrar os trabalhos e manter um caminho para solicitar correções são ações que continuam relevantes depois do encerramento.

Para sua próxima edição, considere também escolher trabalhos ou temas para uma leitura comentada, uma notícia institucional ou uma discussão posterior. Planejar esses usos ajuda a comissão a decidir como apresentar o acervo à comunidade.

Registre o que a próxima comissão precisa saber

A avaliação de fechamento do CEDESS permitiu à organização registrar o que funcionou na gestão dos trabalhos, no credenciamento, na emissão de certificados e no apoio à equipe.

Uma comissão pode transformar esse tipo de conversa em um registro curto para a próxima edição. O documento precisa responder a três perguntas: o que vale repetir, o que precisa mudar e quem acompanha as entregas ainda abertas.

Junte esse registro aos modelos utilizados, aos responsáveis por cada etapa e aos endereços dos materiais publicados. Assim, a próxima comissão encontra decisões e procedimentos que pode avaliar antes de começar seu próprio planejamento.

Quatro decisões para levar ao próximo congresso

• Definir a publicação dos trabalhos e seus responsáveis desde o planejamento.
• Conferir se o autor encontra a próxima ação em cada etapa do processo.
• Preparar a equipe que vai operar credenciamento, certificados e atendimento.
• Encerrar o projeto com o acervo acessível e os aprendizados registrados.

Na experiência do CEDESS, a Galoá apoiou a organização do seminário e a publicação dos trabalhos. O depoimento da coordenação mostra por que essas duas frentes importam: a equipe precisa conseguir conduzir o encontro, e a comunidade precisa continuar encontrando o que foi produzido.

Conheça o caso completo do CEDESS para ver o contexto da edição e o depoimento da coordenação.